Knut Erlend Jegersen

I sluttrapporten heter det at  Stjørdal kommune ikke sikrer en forsvarlig oppfølging/ evaluering av tjenester til personer med skadelig rusmiddelmisbruk og samtidig psykisk lidelse.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved virksomheten Stjørdal kommune i perioden 8. august 2013 - 10.januar 2014. Revisjonen inngikk som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2013, men ble etter avtale med virksomheten utsatt til 2014.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter hvorvidt

- tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres

- tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

9 personer ble intervjuet, herav 1 representant for brukerne. I tillegg hadde Fylkesmannen samtale med en konsulent som var leid inn av kommunen for å gå gjennom oppfølgingstjenesten.

Grunnlaget for valg av tilsynsområde er at skadelig bruk av rusmidler er en av de største risikofaktorene for sykdom og for tidlig død. Videre er det slik at skadelig rusmiddelbruk kan gi psykiske skadevirkninger. Videre kan psykisk sykdom utløse skadelig rusmiddelbruk, noe som kan innebære store samfunnskostnader, store individuelle kostnader og kostnader for familie/ næromgivelser. Undersøkelser nasjonalt blant brukerne gir dårlig score for disse tjenestene.

Ved intervju og ved gjennomgang av 11 journaler finner Fylkesmannen at den løpende tjenesteytinga i liten grad dokumenteres i journalen/ profil.

Ved gjennomgang av 18 pasienter i verktøyet Sampro finner man at 5 av 18 har individuell plan, men ved intervju og ved gjennomgang av 11journaler finner vi at evalueringer av tiltakene i individuell plan dokumenteres i liten grad i journalen/ profil.

Intervju viser at virksomheten ikke har en gjennomarbeidet standard for hvilke opplysninger som skal dokumenteres og hvilke opplysninger som skal dokumenteres hvor.

Intervju viser at ansatte i virksomheten ikke er gjort kjent med faglige retningslinjer på området for tilsynet.

Avviket er et brudd på kravene til forsvarlighet § 4-1 ved at virksomheten Stjørdal kommunen ikke har sikret at helse- og omsorgstjenestens personell er satt i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

Tilsynet avdekket at det ikke fremgår klart hvordan ansvar og myndighet er fordelt mellom ledelse, fagkoordinator og ansatte. Det foreligger ikke stillings- og funksjonsbeskrivelser for alle funksjoner, og intervju viser at dette også fremstår uklart i virksomheten.

Virksomheten har årlige satsinger på kompetanseheving. Tilsynet avdekket likevel at faglige retningslinjer for oppfølging av pasienter med rus og psykiske helseproblemer ikke var kjent for ansatte. Ved gjennomgang av dokumenter fremgår det ikke om faglig refleksjon er satt på dagsorden i personalgruppen, noe som er et viktig element for å utvikle kompetanse i ansattegruppen, utnytte kompetansen samt videreutvikle tjenestene. Sampro benyttes som et IT- basert verktøy som sikrer brukermedvirkning på en god måte ved at det er primært brukeren selv og koordinatoren som styrer hvem som skal ha tilgang til individuell plan i Sampro. I praksis er det de personene som sitter i ansvarsgruppen som har tilgang.

Under tilsynet ble det avdekket at verktøyet ikke fungerer som dokumentasjonsverktøy i forhold til lovkravene til journalføring som regulerer både kommunen som virksomhet og helsepersonell sin yrkesutøvelse. Viktige opplysninger om innholdet i og utførelse av helsehjelpen blir dermed ikke dokumentert i kommunens journalsystem. Intervju og dokumentasjon viser at virksomheten ikke har sørget for at ansatte har tilfredsstillende kompetanse hva gjelder lovkravene til journalføring.

Virksomheten har et elektronisk kvalitetssystem hvor blant annet avvik meldes. Tilsynet ser at det meldes ra avvik på tjenesteområdet, og avvikene behandles av ledelsen ved enheten. Det fremstår litt uklart hvordan avvikene bidrar til å sikre kontinuerlig forbedring av praksis ved at vi i liten grad finner dokumentert i møtereferater at avvikene drøftes med ansatte innenfor den møtestrukturen som er lagt, og hvordan kunnskapen fra avvikene benyttes for å forbedre tjenestene. Det fremgår ikke av den fremlagte dokumentasjon hvordan ansattes kunnskaper benyttes for å forbedre tjenestene, og tilsynet finner at avvik på kvalitet heller ikke meldes videre i styringslinjen til rådmannsnivå.

Brukerbehovene er kartlagt ved «BrukerPlan», men en finner ikke at det er gjennomført brukerundersøkelser. Virksomheten gjennomfører regelmessige møter med brukerne gjennom et brukerforum, noe som er positivt. Av gjennomgått dokumentasjon fremgår det imidlertid at det primært er kommunens stemme som kommer til uttrykk imøtene, først og fremst for å orientere om pågående satsinger. Brukerstemmen fremstår ikke så tydelig som redskap i forbedring av tjenestene.

Årsmeldingen er kortfattet og på to sider. Tilsynsmyndigheten ser at det ikke er skrevet noe i årsmeldingen om risiko og sårbarhet, og det fremstår derfor noe uklart for Fylkesmannen om temaet risiko og sårbarhet meldes videre opp i styringssystemet for å sikre forankring hos øverste administrative ledelse og hos politisk ledelse.

Fylkesmannen observerer at koordinerende enhet ikke er satt tilstrekkelig i funksjon pr i dag, men registrerer at koordineringen av tjenester i praksis løses ved et tett samarbeid med både interne og eksterne aktører i og utenfor tjenesten. Det fremkommer under intervju og ved gjennomgang av dokumenter at koordinerende enhet er planlagt plassert i forvaltningskontoret, men at mandatet foreløpig ikke er vedtatt og satt ut i praksis ved nødvendig delegasjoner til forvaltningskontoret fra de ulike kommunene i kommunesamarbeidet.